Workation? Dit zijn de arbeidsrechterlijke aandachtspunten

Een “workation” is een samentrekking van de woorden “work” (werk) en “vacation” (vakantie) en verwijst naar een combinatie van werken en vakantie vieren. Tijdens een workation hebben mensen de mogelijkheid om te werken aan hun gebruikelijke taken en verplichtingen, maar ook om te genieten van de voordelen van een vakantie. In dit artikel lichten we toe waar je op het gebied van arbeidsrecht op moet letten.

Meer weten over workation? Lees de volgende blogs:

• Workation: hier moet je als werkgever aan denken
• Werken vanuit het buitenland: administratieve en financiële gevolgen

Wet werken waar je wilt

De behandeling van de Wet werken waar je wilt staat op de agenda van de Eerste Kamer. Dit betreft een aanpassing van de Wet flexibel werken. De wet wordt gewijzigd om mogelijk te maken dat een verzoek om aanpassing van de arbeidsplaats op eenzelfde manier wordt behandeld als een verzoek om aanpassing van de werktijd of arbeidsduur. Als deze wet in de huidige vorm wordt aangenomen, dan heeft de werknemer de keuze heeft tussen 2 opties: thuiswerken of op kantoor werken. Dit is een beperking van wat er nu mogelijk is. Hieronder lichten we dat verder toe.

Het onderdeel werken

Voor het deel dat je medewerker tijdens de workation werkt, geldt het verzoek om een workation, juridisch als een verzoek om op een andere locatie te mogen werken. De Wet flexibel werken is dan van toepassing. De werkgever mag het verzoek weigeren. Wettelijk is de werkgever verplicht om de reden van de weigering schriftelijk op te geven. Dat hoeft niet per definitie een ‘goede’ reden te zijn. Wel moet de werkgever het verzoek van de werknemer serieus overwegen en hij moet er met de werknemer overleg over hebben.

Het onderdeel vakantie

Als de medewerker tijdens de workation deels vakantie geniet, dan valt dat deel van het verzoek voor de ‘workation’ onder de vakantieregelgeving. Het opnemen van vakantie is geregeld in het Burgerlijk Wetboek (tenzij het in de arbeidsovereenkomst of in de cao anders afgesproken is). Wettelijk moet de werkgever een vakantieaanvraag accorderen overeenkomstig de wensen van de werknemer, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten. Dit deel van de workation kun je als werkgever in principe niet weigeren.

Maak duidelijke afspraken over de workation

Als je als werkgever een verzoek om een workation inwilligt, dan moet je nog een en ander regelen. In eerste plaats spreek je af hoelang de workation duurt. Verder moet duidelijk zijn hoelang je medewerker werkt tijdens de workation. Als hij/wij werkt mag van hem/haar verwacht worden dat hij/zij dat doet tegen de gebruikelijke voorwaarden voor wat betreft bereikbaarheid en dergelijke. De vraag is of dat wel kan (bijvoorbeeld door tijdverschil).

Bovendien moet je afspreken welke werkzaamheden de werknemer verricht. Kan hij dezelfde werkzaamheden verrichten als gebruikelijk? Als de fysieke aanwezigheid van een werknemer is vereist voor het uitvoeren van werkzaamheden, is een workation sowieso niet mogelijk. Als de werknemer niet dezelfde werkzaamheden kan verrichten dan is het wellicht verstandig om er toch een vacation van te maken, in plaats van een “workation”.

Welke regels gelden er als werknemer ziek wordt? Dat hangt af van wat je in bovenstaande afspreekt. Als een werknemer volledig werkt en ziek wordt, zal hij ook bereikbaar moeten zijn voor consulten van de bedrijfsarts. Verder moet je kijken welke afspraken er met betrekking tot re-integratie gemaakt kunnen worden.

Maak beleid op het gebied van workations

Een workation blijft vaak niet onopgemerkt bij collega’s. Zorg dus dat je gelijke gevallen gelijk behandelt en ook anderen een workation mogen opnemen. De organisatie moet dit wel aankunnen. Het kan dus ook zijn dat op basis van roostertechnische zaken of vervanging een workation anders wordt ingekleed dan is verzocht door de werknemer. Formuleer een aantal objectieve criteria op grond waarvan een medewerker wel of geen workation kan opnemen. Denk hierbij aan: de maximale duur van de workation, is werken op afstand mogelijk, zijn er beperkingen aan die afstand vanwege bijvoorbeeld tijdzones, welke afspraken gelden er in geval van ziekte of arbeidsongeschiktheid? Daarbij geldt dat de werkplek van de medewerker moet voldoen aan de arbeids- en veiligheidseisen van het thuisland.

Ons advies is om voor het verzoek van een workation een formulier ter beschikking te hebben zodat duidelijk is hoe een verzoek tot het opnemen van een workation geformaliseerd kan worden. Als je vragen hebt dan kun je altijd contact opnemen met Daniëlle Schipper via danielle.schipper@hlb-wvdb.nl of via +31 (0)6-15184263.