Werken vanuit het buitenland: administratieve en financiële gevolgen

Steeds meer werknemers maken gebruik van de technologische mogelijkheden om te werken vanuit het buitenland. Een verlengde strandvakantie of een wereldreis zonder dat je daar veel verlof voor moet opnemen. Wat zijn nu de administratieve en financiële gevolgen voor jou als werkgever?

De zogenoemde workation is een relatief nieuw fenomeen dat steeds meer onderdeel wordt van het nieuwe werken. Werknemers worden niet alleen flexibeler als het gaat om de werktijden maar zeker ook in de locatie waar zij hun werkzaamheden willen verrichten.

Beleid werken op afstand

Om als werkgever toch grip te houden op het nieuwe werken raden wij je aan om uw remote work beleid goed vast te leggen en daarbij na te denken over onder andere de duur van het werk in het buitenland, de contractuele verplichtingen, maar ook over de verzekeringen die u moet afsluiten en wat er moet gebeuren als een werknemer op workation plotseling ziek wordt. Daarnaast kun je in jouw remote work beleid ook regels vastleggen over de bereikbaarheid van werknemers die hun werkzaamheden vanuit het buitenland verrichten. In deze artikelen vertellen onze collega’s je daar meer over:

• Workation: hier moet je als werkgever aan denken
• Workation? Dit zijn de arbeidsrechterlijke aandachtspunten

Werken vanuit het buitenland en belastingheffing

Bij het opstellen van het remote work beleid is het ook belangrijk om na te denken over de gevolgen voor de belastingheffing. Werken vanuit het buitenland kan er namelijk niet alleen voor zorgen dat je werknemer belasting moet gaan betalen in dat betreffende land, maar ook dat je als werkgever diverse administratieve en/of financiële verplichtingen krijgt. Bijvoorbeeld als er een vaste inrichting ontstaat.  Als hoofdregel kun je – kort gezegd – aanhouden dat er géén belastingplicht ontstaat als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• de werknemer blijft fiscaal inwoner van Nederland; en
• hij in dienst blijft bij jou als Nederlandse werkgever en er géén vaste inrichting ontstaat; en
• de werknemer minder dan 183 dagen in een periode van 12 maanden fysiek verblijft in het betreffende werkland.

Mocht je werknemer van een workation genieten in een land waarmee Nederland géén belastingverdrag heeft gesloten, dan is er mogelijk eerder sprake van een lokale belastingplicht met bijbehorende administratieve en financiële verplichtingen.

Werken vanuit het buitenland en sociale zekerheid

Werken in het buitenland kan ook leiden tot een verschuiving van de sociale zekerheidspositie van de werknemer. Als je werknemer tijdelijk volledig in het buitenland werkt, kan hij echter onder bepaalde voorwaarden sociaal verzekerd blijven in Nederland, waardoor er in beginsel géén verschuiving van de sociale verzekering optreedt. Dit is slechts anders als de werknemer buiten de Europese Unie verblijft en er op basis van een sociaal zekerheidsverdrag lokale verplichtingen ontstaan. Ter voorkoming van discussie raden wij aan een A1-verklaring aan te vragen waarmee je de sociale zekerheidspositie bevestigt.

Wat kunnen wij voor u doen?

Onze People Services adviseurs denken graag met je mee, bijvoorbeeld over de volgende onderwerpen:

• Het op maat opstellen en vastleggen van uw remote work beleid zodat het aansluit bij uw onderneming;
• het analyseren van eventuele verplichtingen die ontstaan in het werkland op het gebied van immigratie, arbeidsrecht, HRM, fiscaliteit, sociale zekerheid en pensioen waarbij we samenwerken met onze lokale netwerkpartners;
• afsluiten van de juiste verzekeringen.

Ook bij andere vragen rondom de workation of je personeelsbeleid in het algemeen denken wij graag met je mee. U kunt contact opnemen met Eline van Cranenbroek via eline.cranenbroek@hlb-wvdb.nl of via  +31 (0)6 21 92 55 88.