Zo blijf je met de btw jouw cashflow de baas!

Veel ondernemers hebben moeite om hun facturen op tijd te betalen. Ook het op tijd betaald krijgen van uitgereikte facturen is steeds uitdagender. Dit kan zomaar een flinke aanslag op de liquiditeit van je onderneming betekenen. In deze blog geef ik je vier praktische tips waarmee jij je cashflow de baas blijft.

Kunnen jouw afnemers niet op tijd betalen of kiezen zij er bewust voor het uiterste van de gestelde betaaltermijn op te zoeken? Dan kan dat een flinke aanslag zijn op jouw cashflow. Zeker als je ook de door jou berekende btw op de nog niet betaalde facturen moet voorfinancieren. Of als je lang moet wachten op de terugbetaling van de door jou betaalde voorbelasting. Situaties waarin je als ondernemer natuurlijk liever niet terecht komt. Maar wist je dat je door slim gebruik te maken van enkele regelingen in de btw, je de druk de liquiditeit van jouw onderneming kan verzachten? 

Tip 1: Stop met het betalen van invoer-btw!

Voer je goederen in van buiten de Europese Unie, dan betaal je bij de Douane btw over de waarde van jouw ingevoerde goederen. Deze btw kun je natuurlijk terugkrijgen, maar wel pas na afloop van het kwartaal, nadat je de btw-aangifte hebt ingediend. Vraag daarom, als je regelmatig spullen invoert uit landen buiten de EU, een artikel 23 vergunning aan. Met zo’n vergunning hoef je niet langer bij de Douane de btw te betalen, maar mag je deze opnemen in je eigen btw-aangifte. In je aangifte geef je dan het te betalen bedrag aan, maar neemt dat ook meteen weer in aftrek. Per saldo hoef je nu dus geen btw over te maken aan de Belastingdienst, waar dat zonder de vergunning nog wel moest.

Juist door dit cash-voordeel is deze verleggingsregeling bij invoer erg populair. Er zijn zelfs verschillende grote, buitenlandse ondernemers die zich speciaal ook in Nederland vestigen en hun goederen voor de Europese markt via Nederland invoeren om van deze regeling gebruikt te kunnen maken. Misschien kun jij hier ook je voordeel mee doen!

Tip 2: Past jouw aangiftetijdvak wel bij jouw onderneming?

De meeste ondernemers dienen per kwartaal hun btw-aangiften in bij de Belastingdienst. Maar krijg jij meestal geld terug na het doen van je aangifte (bijvoorbeeld omdat op een groot deel van je omzet het verlaagde- of zelfs nultarief van toepassing is of omdat je een verleggingsregeling toepast)? Overweeg dan eens om jouw aangiften niet per kwartaal, maar per maand in te dienen bij de Belastingdienst. Hierdoor ontvang je de aan jou in rekening gebrachte omzetbelasting eerder terug, waardoor je het natuurlijk eerder kunt gebruiken in jouw onderneming.

Tip 3: Betaalt jouw klant écht niet? Vraag dan de btw terug!

Als ondernemer moet je de btw die je aan jouw klanten in rekening brengt betalen aan de Belastingdienst na afloop van het tijdvak waarin je de factuur hebt uitgereikt. Ook als jouw klant de factuur nog niet betaald heeft. Betaalt de klant jouw rekening écht niet? Vraag dan de door jou afgedragen btw terug van de Belastingdienst. Dit kun je doen vanaf het moment dat vaststaat dat jouw vordering op jouw klant oninbaar is. Dat is in ieder geval als de rekening een jaar na afloop van de betaaltermijn nog steeds niet betaald is.

Een voorbeeld: Op 1 februari 2021 heb je aan jouw klant een factuur gestuurd voor € 1.210, waarvan € 210 btw. De afgesproken betaaltermijn is 14 dagen, maar de betaling blijft uit. De omzet heb je aangegeven in je aangifte over het eerste kwartaal van 2021 en het btw-bedrag heb je ook betaald aan de Belastingdienst. Ondanks verwoede pogingen is de factuur van € 1.210 op 15 februari 2022 nog steeds niet betaald. Je mag de vordering nu als oninbaar beschouwen en het in 2021 betaalde btw-bedrag terugvragen in je aangifte over het eerste kwartaal van 2022.

In de praktijk wordt het terugvragen van de btw op onbetaalde facturen helaas nog weleens vergeten. Zeker na verloop van een jaar is deze (onbetaalde) factuur regelmatig redelijk naar de achtergrond verdrongen. Laat dat jou niet gebeuren en blijf ook hier bovenop zitten!

Het kan natuurlijk ook voorkomen dat al ruim voordat een jaar verstreken is duidelijk is dat je factuur niet betaald zal worden, bijvoorbeeld als jouw afnemer failliet is gegaan. Dan kun je ook al eerder de betaalde btw terugvragen. Mocht onverwacht toch nog een gedeelte van de factuur betaald worden, dan moet je de btw over het betaalde gedeelte natuurlijk wel alsnog afdragen aan de fiscus.

Tip 4: It’s all about timing!

Door het moment waarop je de factuur verstuurt goed te plannen, kun je voorkomen dat jij de btw op deze factuur moet betalen nog voordat jouw klant deze betaald heeft. Door je facturen bij voorkeur aan het begin van het aangiftetijdvak te versturen, kun je voorkomen dat je de btw-bedragen moet voorschieten.

Een voorbeeld: Je verkoopt op 31 maart goederen aan jouw afnemer en maakt hiervoor ook meteen de factuur op. Deze verkoop moet je nu aangegeven in jouw btw-aangifte over het eerste kwartaal. De btw moet dus al op 30 april op de rekening van de Belastingdienst staan. De kans dat jouw afnemer de factuur dan nog niet betaald heeft is erg groot. Door de factuur niet direct op 31 maart, maar op 1 april uit te reiken neem je de omzet niet op in de btw-aangifte over het eerste, maar het tweede kwartaal. Deze hoeft pas uiterlijk op 31 juli betaald te zijn. De kans dat jouw factuur dan inmiddels betaald is, is een stuk groter.

Door de factuur in het voorbeeld één dag later uit te reiken, gun je jezelf in feite een langere betalingstermijn van maar liefst drie maanden. Wat een verschil één dag niet kan maken. Houd er wel rekening mee dat je de factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de levering móet versturen. Je kunt hier dus niet eindeloos mee plannen.

Ook is jouw voordeel mogelijk direct ook het nadeel van jouw klant. Deze moet, als hij de btw terug kan vragen, juist lang wachten voordat hij het betaalde btw-bedrag terugkrijgt. Het is daarom wellicht handig om hierover samen goede afspraken te maken.

Geef jij jouw cashflow een boost?

Misschien kun ook jij bepaalde zaken slimmer aanpakken dan voorheen en jouw onderneming die welverdiende boost geven? Ga aan de slag met mijn tips!