Werknemers fiscaal vriendelijk compenseren voor hoge brandstofprijzen

Als werkgever mag je tot € 0,19 cent per zakelijk gereden kilometer onbelast vergoeden. Deze vergoeding zou alle autokosten moeten dekken, zoals brandstof, verzekering en parkeren. Helaas is deze tegemoetkoming voor velen niet meer toereikend. De Vereniging Zakelijke Rijders geeft aan dat de onbelaste vergoeding op dit moment € 0,39 per kilometer zou moeten zijn om de kosten te dekken. Hieronder lees je welke kosten je op dit moment wél onbelast mag vergoeden.

Verruiming binnen de bestaande € 0,19 per kilometer

Fiscaal is het toelaatbaar om voor alle zakelijk gereden kilometers, waaronder het woon-werkverkeer, een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer te geven. Veel werkgevers hebben in hun personeelsbeleid opgenomen dat zij maar een deel van de kilometers vergoeden, bijvoorbeeld maximaal 25 kilometer per enkele reis voor woon-werkverkeer. Het staat de werkgever vrij om in positieve zin af te wijken van het personeelsbeleid en dus alle zakelijke kilometers te vergoeden.

Mocht het niet wenselijk zijn dat de kosten voor jou als werkgever stijgen, dan kunnen medewerkers onder voorwaarden gebruikmaken van de cafetariaregeling. Hierdoor kun je een deel van het belaste loon (bijvoorbeeld bruto salaris of overuren) omzetten naar een onbelaste beloning, voor het deel van de zakelijke kilometers waarvoor zij nog niet de maximale vergoeding van € 0,19 ontvingen. 

Onbelaste vergoeding bij carpoolen

Als medewerkers samen naar kantoor rijden mag een werkgever een onbelaste vergoeding geven aan beide medewerkers. Let op: als werkgever mag er geen bemoeienis zijn met de ‘carpooling’, omdat anders sprake is van vervoer vanwege de werkgever.

Meer vergoeden dan € 0,19 per kilometer

Naast een hogere (deels) belaste vergoeding, kun je er ook voor kiezen om het gedeelte boven de € 0,19 per kilometer aan te wijzen ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Hierbij dien je wel te toetsen of dit gebruikelijk is. Let op: indien je de vrije ruimte overschrijdt, is de eindheffing voor de werkgever 80%. Daardoor stijgen de kosten van deze extra vergoeding wel erg hard. Het is dan ook van belang om vóór de aanwijzing te berekenen wat het effect van deze extra vergoedingen is.

Reizen met het openbaar vervoer stimuleren

Voor reizen met het openbaar vervoer geldt dat je daadwerkelijke kosten onbelast mag vergoeden. Dit is niet alleen een groene oplossing, maar zorgt er ook voor dat je de werknemer volledig kan compenseren.

Reizen per fiets

Om de hoge brandstofkosten te omzeilen, kun je ook het reizen per fiets stimuleren. Hiervoor mag de werkgever eveneens € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Reizen per fiets bevordert daarnaast ook nog eens de vitaliteit van de medewerkers én is ook een groene oplossing. Mochten medewerkers nog niet beschikken over een goede fiets, dan kan de cafetariaregeling hier wederom een oplossing bieden. Daarnaast is er nog de mogelijkheid van de fiets van de zaak (ter beschikking gestelde fiets) of een renteloze lening voor de (elektrische) fiets.

Ter beschikking stellen van een leaseauto

Een andere mogelijkheid om de hoge brandstofkosten voor de werknemer op te vangen, is om een leaseauto ter beschikking te stellen. In dat geval kan de werkgever alle brandstofkosten betalen. Indien de werknemer deze auto alleen voor zakelijke ritten gebruikt, dan hoeft hij of zij géén bijtelling voor deze auto te betalen. Het is dan wel van belang dat er een sluitende rittenadministratie wordt bijgehouden.

Kortom, een werkgever heeft wel mogelijkheden om iets te doen. Het is wel van belang om afspraken goed vast te leggen en alert te zijn op alle verplichtingen die aan de gekozen optie kleven voor werkgever en werknemer.

Benieuwd naar hoe deze en/of andere oplossingen jouw organisatie verder helpen? Neem dan contact op met onze loonheffingenspecialisten Jolanda (jolanda.smits@hlb-wvdb.nl of +31 881 948 285) of met Cindy (cindy.mortel@hlb-wvdb.nl of +31 881 948 861). Zij denken graag met jullie mee.

triangle dark triangle light