Verminder risico’s wanneer jouw internationale medewerkers blijvend op afstand (thuis)werken

Eerder schreven we over de coronathuiswerkovereenkomsten die Nederland, België en Duitsland sloten over loonbelasting heffingen. Deze overeenkomsten vervallen officieel per 1 juli 2022. Dit geldt ook voor het besluit van de EU dat thuiswerken vanwege corona géén impact mag hebben op in welk land je sociaal verzekerd bent. De oude regels die mogelijk weer gaan gelden passen niet meer bij de tijdsgeest. Bij voortzetting van de huidige werken-op-afstand-beleid krijg je als werkgever te maken met diverse (naheffings)risico’s. Heb je grensarbeiders of medewerkers die niet in Nederland wonen in dienst en wil je weten op welke manier je als werkgever naheffingsrisco’s voor internationale medewerkers kunt verminderen? Lees dan snel verder.

Update 14/6/2022:  minister Karien van Gennip heeft aangekondigd dat de Europese lidstaten gezamenlijk hebben afgesproken dat thuiswerken in elk geval tot 1 januari 2023 voor de sociale zekerheid niet zal leiden tot een wijziging van de sociale zekerheid van het werkland naar het woonland. De exacte voorwaarden zijn nog niet bekend. Daarover informeren wij je zodra dit bekend is.

Goedkeuringen belastingheffing en sociale zekerheid tot 1 juli 2022

Tijdens de coronaperiode mocht je voor de belastingheffing een thuiswerkdag behandelen alsof het een werkdag op de normale werkplek van de medewerker betrof. Dit was alleen mogelijk als het ging om een thuiswerkdag als gevolg van een coronamaatregel. Denk hierbij aan het thuiswerkadvies van de overheid.

Binnen Europa gold dat thuiswerken als gevolg van de coronamaatregelen géén impact had op waar een medewerker de sociale verzekerd was.

Wil jij deze goedkeuringen tot 1 juli 2022 nog toepassen? Dan is het van belang dat je thuiswerkdagen van de medewerker kunt onderbouwen als thuiswerkdagen als gevolg coronamaatregelen.

Belastingheffing en sociale zekerheid na 1 juli 2022

Vanaf 1 juli 2022 kun je de bovenstaande coronagoedkeuringen toepassen. Dit betekent voor de belastingheffing dat de reguliere regels gelden: het werkpatroon van de medewerker én het toepasselijke belastingverdrag bepalen waar men belasting betaalt.

Binnen Europa geldt dat de Europese Verordening bepaalt waar een medewerker sociaal verzekerd is. De hoofdregel bij werken in meerdere landen is dat wanneer iemand ten minste 25% van zijn werkzame tijd in zijn woonland werkt, de medewerker verplicht sociaal verzekerd is in zijn woonland. Indien een medewerker dus 25% of meer van zijn arbeidstijd in zijn woonland (thuis)werkt, betekent dit dat je als werkgever in veel gevallen in het woonland sociale zekerheidsbijdragen moet betalen over het volledige salaris van de medewerker.

Arbeidsrecht, migratierecht en pensioen

Naast gevolgen voor de belastingheffing en sociale zekerheid, moet je bij internationale medewerkers rekening houden met het internationale arbeids- en migratierecht en pensioen. Denk hierbij aan: moet ik bijzondere bepalingen (laten) opnemen in het arbeidscontract? Is een verblijfs- en tewerkstellingsvergunning nodig voor de medewerker? Kan de medewerker (blijven) deelnemen aan de (bedrijfs)pensioenregeling?

Salarisadministratie

Wanneer een medewerker (thuis)werkt in meerdere landen, ,moet je in veel gevallen in beide landen een salarisadministratie opzetten. De Nederlandse en buitenlandse salarisadministratie moeten met elkaar afstemmen hoe zij het werkpatroon van de medewerker verwerken.

Wil je de salarisadministraties vooraf goed inregelen? Dan adviseren wij je het werkpatroon van de medewerker zo goed mogelijk in te schatten. Op basis van deze uitgangssituatie beoordelen wij waar mogelijke verplichtingen bestaan voor jou als werkgever en de medewerker op het gebied van arbeids- en migratierecht, pensioen, belasting en sociale zekerheid.

Uiteindelijk is het daadwerkelijke werkpatroon van de medewerker bepalend. Daarom adviseren wij medewerkers om een dagenkalender bij te houden. Hieruit blijkt waar de medewerker fysiek werkte. Op basis van deze gegevens monitoren wij of het werkpatroon nog aansluit bij de verwachte situatie én of je eventueel aanpassingen in bijvoorbeeld de salarisadministratie moet doorvoeren.

Wil jij graag weten wat de gevolgen voor jou als werkgever en/of jouw medewerker zijn? Neem dan contact op met onze loonheffingenspecialisten Luc Mourmans (+31 881 948 451) of Cindy van de Mortel (+31 881 948 861)