HRM
2 minuten lezen

Verminder risico’s wanneer internationale medewerkers blijvend op afstand werken

Eerder informeerden we je over de risico’s wanneer jouw internationale medewerkers blijvend op afstand (thuis)werken. Voor de sociale zekerheid is het goedkeurende beleid wederom verlengd en wel tot en met 30 juni 2023. Thuiswerken zal dus nog géén gevolgen hebben tot een wijziging van sociale zekerheid van het werkland naar het woonland. Dit geldt ook als een werknemer in deze periode voor het eerst gaat thuiswerken. In dit artikel geven we je een update over de gevolgen en aandachtspunten.

Goedkeuringen belastingheffing en sociale zekerheid tot 1 juli 2022

Tijdens de coronaperiode mocht je voor de belastingheffing een thuiswerkdag behandelen alsof het een werkdag op de normale werkplek van de medewerker betrof. Dit was alleen mogelijk als het ging om een thuiswerkdag als gevolg van een coronamaatregel. Denk hierbij aan het thuiswerkadvies van de overheid.

Binnen Europa gold dat thuiswerken als gevolg van de coronamaatregelen géén impact had op waar een medewerker de sociale verzekerd was. Je kon je beroepen op deze goedkeuringen, wanneer er dus een verband bestond tussen de thuiswerkdagen én de gevolgen van en/of maatregelen tegen corona.

Belastingheffing en sociale zekerheid na 1 juli 2022

Vanaf 1 juli 2022 gelden de reguliere regels voor belastingheffing: het werkpatroon van de medewerker én het toepasselijke belastingverdrag bepalen waar men belasting betaalt.

Aangezien de Administratieve Commissie heeft het goedkeurend beleid verlengd, wat betekent dat tot 1 juli 2023 thuiswerken géén impact heeft op het land waar je verzekerd bent. Het is ook mogelijk om de hoofregel van de Europese Verordening te volgen. De hoofdregel bij werken in meerdere landen is dat wanneer iemand ten minste 25% van zijn werkzame tijd in zijn woonland werkt, de medewerker verplicht sociaal verzekerd is in zijn woonland. Indien een medewerker dus 25% of meer van zijn arbeidstijd in zijn woonland (thuis)werkt, betekent dit dat je als werkgever in veel gevallen in het woonland sociale zekerheidsbijdragen moet betalen over het volledige salaris van de medewerker. Indien je de Verordening wilt volgen – en niet de tijdelijke regel voor de overgangsperiode – dan dien contact op te nemen met de SVB. Uiteraard kunnen wij hier ook bij assisteren.

Arbeidsrecht, migratierecht en pensioen

Naast gevolgen voor de belastingheffing en sociale zekerheid, moet je bij internationale medewerkers rekening houden met het internationale arbeids- en migratierecht en pensioen. Denk hierbij aan: moet ik bijzondere bepalingen (laten) opnemen in het arbeidscontract? Is een verblijfs- en tewerkstellingsvergunning nodig voor de medewerker? Kan de medewerker (blijven) deelnemen aan de (bedrijfs)pensioenregeling?

Salarisadministratie

Wanneer een medewerker (thuis)werkt in meerdere landen, moet je in veel gevallen in beide landen een salarisadministratie opzetten. De Nederlandse en buitenlandse salarisadministratie moeten met elkaar afstemmen hoe zij het werkpatroon van de medewerker verwerken.

Wil je de salarisadministraties vooraf goed inregelen? Dan adviseren wij je het werkpatroon van de medewerker zo goed mogelijk in te schatten. Op basis van deze uitgangssituatie beoordelen wij waar mogelijke verplichtingen bestaan voor jou als werkgever en de medewerker op het gebied van arbeids- en migratierecht, pensioen, belasting en sociale zekerheid.

Uiteindelijk is het daadwerkelijke werkpatroon van de medewerker bepalend. Daarom adviseren wij medewerkers om een dagenkalender bij te houden. Hieruit blijkt waar de medewerker fysiek werkte. Op basis van deze gegevens monitoren wij of het werkpatroon nog aansluit bij de verwachte situatie én of je eventueel aanpassingen in bijvoorbeeld de salarisadministratie moet doorvoeren.

Wil jij graag weten wat de gevolgen voor jou als werkgever en/of jouw medewerker zijn? Neem dan contact op met onze loonheffingenspecialisten Luc Mourmans via luc.mourmans@hlb-wvdb.nl of +31 881 948 451 of Cindy van de Mortel via cindy.mortel@hlb-wvdb.nl of +31 881 948 861.

triangle dark triangle light