HRM Blog
3 minuten lezen

Vakantiedagen en vervaltermijnen: waar moet je op letten?

Wie kent het niet: jouw werknemer heeft het hele jaar doorgewerkt en kijkt uit naar de welverdiende zomervakantie. Maar dan blijkt dat die welverdiende vakantiedagen al eerder komen te vervallen. Wat een domper! Het is niet alleen zonde van de vrije dagen, maar voor jou als werkgever brengt het ook enkele risico’s met zich mee. In dit artikel lees je meer over het vervallen van vakantiedagen en hoe je hier als werkgever mee om moet gaan.

Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

Werknemers bouwen ieder jaar bij hun werkgever vakantiedagen op. In Nederland kennen we twee soorten vakantiedagen: wettelijke en bovenwettelijke. De wettelijke vakantiedagen bestaan uit vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week. Een werknemer die fulltime – meestal 40 uur – per week werkt, heeft dus recht op 160 uur vakantie, ook wel 20 dagen. Naast de wettelijke vakantiedagen, ontvangen de meeste werknemers een aantal extra vakantiedagen van hun werkgever. Dit worden de bovenwettelijke vakantiedagen genoemd. Hoeveel bovenwettelijke vakantiedagen een werknemer ontvangt, is opgenomen in de individuele arbeidsovereenkomst of cao.

Vervaltermijnen van vakantiedagen

Zowel de wettelijke als de bovenwettelijke vakantiedagen kennen een vervaltermijn. In de wet is vastgelegd dat de wettelijke vakantiedagen vervallen, 6 maanden na afloop van het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Met andere woorden: wettelijke vakantiedagen die werknemers in 2022 hebben opgebouwd, moeten voor 1 juli 2023 worden opgenomen. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt een vervaltermijn van 5 jaar. De bovenwettelijke vakantiedagen die in 2022 zijn opgebouwd, vervallen dus per 31 december 2027.

Hierbij is het van belang te vermelden dat vakantiedagen alleen kunnen vervallen indien de werknemer daadwerkelijk in de gelegenheid is gesteld de opgebouwde vakantiedagen op te nemen. Een werkgever dient zijn werknemers dus tijdig én proactief te stimuleren om vrije dagen op te nemen en hen erop te wijzen wat de gevolgen zijn indien zij geen vakantie opnemen. Dit is de zogenaamde inspanningsplicht van de werkgever. Vakantiedagen zijn bedoeld voor de werknemer om uit te kunnen rusten en te kunnen herstellen. Het is voor de werkgever daarom niet toegestaan de wettelijke vakantiedagen af te kopen. De bovenwettelijke vakantiedagen mogen daarentegen wel worden afgekocht.

Vakantie-uren zorgvuldig geregistreerd en up-to-date hebben?

Besteed je personeelsadministratie uit

Vakantiedagen opsparen

Veel werknemers kiezen ervoor om de vakantiedagen op te sparen, omdat ze bijvoorbeeld een grote reis willen gaan maken. Echter, zoals hiervoor reeds toegelicht, blijven vakantiedagen niet onbeperkt geldig. Hierdoor ontstaat het risico dat rond de maanden mei en juni veel werknemers tegelijkertijd vakantiedagen willen opnemen. Zij hebben dan mogelijk nog wettelijke vakantiedagen uit 2022 openstaan, die per 1 juli 2023 verlopen. Dit kan onderbezetting op de werkvloer tot gevolg hebben, wat grote problemen kan veroorzaken bij ondernemingen.

Zwaarwegende bedrijfsbelangen

Aangezien het initiatief tot het nemen van vakantie bij werknemers ligt, is het voor werkgevers helaas niet mogelijk het personeel te verplichten (in een bepaalde periode) vakantie op te nemen. Het is wel mogelijk voor werkgevers om vakantie te weigeren op grond van zwaarwegende bedrijfsbelangen. Dit komt voort uit de gedachte dat de vakanties van werknemers niet schadelijk mogen zijn voor de onderneming. Onderbezetting, die niet op een andere manier op te vangen is, is een voorbeeld van zo’n zwaarwegend bedrijfsbelang. Uiterlijk 14 dagen nadat de werknemer heeft aangegeven vakantiedagen op te willen nemen, dient de werkgever hierover een beslissing te nemen. In het geval dat de werkgever besluit de aanvraag af te wijzen op grond van een zwaarwegend bedrijfsbelang, is hij verplicht de werknemer op een ander moment alsnog in de gelegenheid te stellen de geweigerde vakantiedagen op te nemen.

Voorkom weigering van vakanties

Voor werkgevers is het niet toegestaan hun werknemers te verplichten vakantiedagen op te nemen. Desalniettemin is het niet mogelijk voor werknemers om (alle) vakantiedagen op te sparen voor een lange termijn doel. Dit omdat een deel van de vakantiedagen wellicht reeds voor die tijd zal komen te vervallen. Wij raden werkgevers daarom aan om door het jaar heen met het personeel te overleggen over de vakantieroostering, om zo onderbezetting te voorkomen en een wenselijke verdeling van vakantiedagen te bewerkstelligen. Dit geeft de werknemers de tijd en ruimte om te herstellen en de werkgever meer mogelijkheden om de onderneming draaiende te houden. Tot slot verkleint dit de kans dat de werkgever een beroep moet doen op zwaarwegende bedrijfsbelangen, en daarmee de vakanties van zijn werknemers moet weigeren.

Heb je vragen over de vakantiedagen en vervaltermijnen? Neem dan vrijblijvend contact op met HR-adviseur Annelotte de Jong via +31 88 194 8522 of stuur een mail naar Annelotte.jong@hlb-wvdb.nl.

triangle dark triangle light