Nederland begint langzaamaan de economische activiteit weer op te starten. Het coronavirus heeft zijn sporen nagelaten en fundamentele veranderingen teweeggebracht in onze economie en maatschappij. Onze manier én plek van werken diende van de ene op de andere dag drastisch veranderd te worden om het virus te bestrijden. De afgelopen maanden hebben Nederlanders massaal thuisgewerkt en de komende maanden zal dit zo blijven. Uit verschillende onderzoeken (onder andere Nationale Vacaturebank, Intermediair en Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid) blijkt dat bijna een meerderheid van de Nederlanders positief denkt over het werken op afstand. Wat betekent thuiswerken in de toekomst voor u als werkgever en wat zijn zaken waar u over na dient te denken?
Thuiswerken als arbeidsvoorwaarde?
Waar voorheen vaak werd gedacht dat thuiswerken geen optie was in veel functies en bedrijven, is de laatste tijd gebleken dat thuiswerken in veel sectoren een uitkomst biedt. Flexibel de werkdag in kunnen delen, geen reistijd en geen afleiding hebben, zijn een aantal redenen waardoor thuiswerkers productiever kunnen zijn op een werkdag. Dit geldt uiteraard niet voor elke werknemer; de thuissituatie speelt een belangrijke rol in de productiviteit van uw werknemer. Bijvoorbeeld thuisspelende kinderen kunnen er voor zorgen dat de concentratie thuis verminderd is. Ook werkgevers zien nu steeds meer in welke voordelen thuiswerken kan bieden, zoals een lager ziekteverzuim, een betere werk-privé balans voor werknemers en een flexibelere organisatie. Thuiswerken zal in veel organisaties een blijvende uitkomst bieden, in ieder geval voor een aantal dagen per week. Als er op kantoor gewerkt wordt, zal dit flexibeler plaats gaan vinden. Werknemers zullen er niet snel meer voor kiezen om in een drukke trein te stappen of in een lange file te gaan staan.
Dat betekent dat de mogelijkheid tot thuiswerken voor veel werknemers een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde in de zoektocht naar een baan zal zijn.
Rol van kantoor
Door het massale thuiswerken zal ook de rol van het kantoor veranderen. Uiteraard zijn kantoren ingericht om de 1,5-meter afstand te kunnen waarborgen, maar we hebben de afgelopen maanden gezien dat veel werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden zonder dat werknemers fysiek aanwezig zijn op kantoor. Op afstand kan er op verschillende manieren virtueel met elkaar gecommuniceerd worden (bijvoorbeeld via Microsoft Teams, Zoom of FaceTime). Voor veel werknemers zal de thuiswerkplek een plek worden waar geconcentreerd zaken uitgewerkt en afgehandeld kunnen worden. Het kantoor zal daarentegen voor veel werkgevers en werknemers een plek worden om samen te komen en specifieke activiteiten uit te voeren, zoals complexe brainstormsessies en gezamenlijke ontwerpsessies; het wordt (meer) een ontmoetingsplek.
Leidinggeven op afstand
Een team dat op afstand van elkaar werkt en voornamelijk virtueel samenkomt, vraagt om een andere stijl van leidinggeven. Vertrouwen, transparantie en communicatie spelen hierbij een zeer belangrijke rol. Geef werknemers het vertrouwen dat het werk gedaan wordt én heb er als werkgever ook vertrouwen in dat het werk gedaan wordt. Daarnaast is het verstandig om ook zeer frequent contact te hebben met uw werknemers op afstand, omdat de gebruikelijke contactmomenten zullen afnemen. Tijdens het contact met werknemers kan informatie over belangrijke zaken gedeeld worden, zowel door u als werkgever maar ook door de werknemers. Wij raden aan vaak bewust te vragen hoe het gaat aan werknemers, verwachtingen over en weer met elkaar te bespreken, het team elkaar op de hoogte te laten houden van hun voortgang en het geven van feedback te stimuleren. Ook erkenning en waardering zijn belangrijke aspecten voor werknemers bij het thuiswerken. Het geven van een compliment aan uw werknemers zal positief bijdragen aan het gevoel van waardering én motivatie. Het is verstandig uw leidinggevenden mee te nemen in de mogelijk veranderende stijl van leidinggeven.
Evalueren op afstand
Voor veel werkgevers is halverwege het jaar weer het moment om evaluatiegesprekken te houden met werknemers. Wellicht hebben deze gesprekken voor u op dit moment niet de prioriteit gezien de hectische tijd. Toch kan dit evaluatiemoment u nieuwe inzichten geven als werkgever, ook wanneer dit op afstand gebeurt. Tevens is het evaluatiegesprek een mooi moment om uw werknemers te motiveren. Prestaties en aanwezigheid op kantoor lijken nauw met elkaar verbonden, maar deze gedachte dient bij evalueren op afstand losgelaten te worden. Ook hier spelen transparantie en communicatie een grote rol. Dit kan bijvoorbeeld door het opstellen van duidelijke doelen voor het evaluatiegesprek en het bespreken van verwachtingen met elkaar. Het is verstandig samen een kwalitatief gesprek te houden waarbij expliciete vragen worden gesteld of om verduidelijking wordt gevraagd om na te gaan of een boodschap helder overkomt. Hierin kan tevens het welzijn van de werknemer thuis bespreekbaar worden gemaakt. Het geven van complimenten en vragen om feedback creëert daarnaast een gesprek om van elkaar én met elkaar te leren in deze nieuwe situatie. Ook deze verandering in de manier van evalueren vraagt om een nieuwe aanpak in het prestatiebeleid.
Kostenvergoedingen en thuiswerken
Let op, indien uw werknemers structureel of langdurig thuiswerken, kan dit gevolgen hebben voor de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die de werknemer ontvangt. In een tweetal volgende artikelen zullen wij de arbeidsrechtelijke en fiscale aspecten van thuiswerken nader toelichten.
Onze manier van werken is aan verandering onderhevig. Er zal de komende tijd door veel werkgevers bekeken welke vorm het ‘nieuwe’ werken zal krijgen.
