HRM Fiscaal
2 minuten lezen

Spelregels thuiswerk- en reiskostenvergoeding

Dit artikel is origineel in december 2022 verschenen. Wij hebben dit bericht in oktober 2023 van de laatste informatie voorzien.

Veel medewerkers zijn intussen gewend aan het (deels) thuiswerken. Door het thuiswerken reizen we minder en dit heeft invloed op de vergoeding van reiskosten. Het leek ons goed om de spelregels rondom de vergoedingen voor het thuiswerken en reiskostenvergoeding nog een keer toe te lichten. Tevens veranderen de maximale bedragen per 1 januari 2024.1 

Thuiswerkvergoeding

Sinds 1 januari 2022 mag de werkgever een gerichte vrijgestelde vergoeding geven voor extra kosten die een werknemer maakt als hij of zij thuiswerkt. In 2023 geldt daarvoor een bedrag van maximaal € 2,15 per thuiswerkdag.  Tijdens Prinsjesdag is voorgesteld dit bedrag te verhogen tot een maximale vergoeding van € 2,35 per thuiswerkdag. 

De thuiswerkvergoeding mag op declaratiebasis achteraf verstrekt worden of via een vaste onbelaste thuiswerkvergoeding zoals we die ook kennen bij de onbelaste reiskostenvergoeding (214-dagen regeling). Voorwaarde voor een vaste thuiswerkvergoeding is dat de werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar daadwerkelijk thuiswerkt. Bij werknemers die doorgaans minder dan 5 dagen per week werken moet dit naar evenredigheid worden toegepast.

Reiskostenvergoeding

Veel werkgevers bieden de werknemers de mogelijkheid om een onbelaste reiskostenvergoeding te krijgen voor de dagen waarop zij naar het werk reizen. Tot 1 januari 2023 bedroeg deze maximale onbelaste reiskostenvergoeding € 0,19 per kilometer. Op 1 januari 2023 is dit bedrag verhoogd naar € 0,21 per kilometer en het is de verwachting dat per 1 januari 2024 een bedrag van € 0,23 per kilometer geldt.
 
Ook hier geldt dat de reiskostenvergoding op declaratiebasis achteraf verstrekt mag worden of via een vaste reiskostenvergoeding indien voldaan wordt aan dezelfde voorwaarden als hiervoor beschreven bij de thuiswerkvergoeding.

Samenloop thuiswerk- en reiskostenvergoeding

Een werkgever mag voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd een vergoeding voor thuiswerken en reiskosten geven. In dat geval dient er een keuze gemaakt te worden uit één van de twee vergoedingen. In uitzonderingssituatie kan samenloop van vergoeding van reiskosten en thuiswerkkosten wel, bijvoorbeeld wanneer een werknemer naar een zakelijke afspraak reist op een dag dat hij vanuit huis werkt.

Aanpassingen per 1 januari 2024 wel of niet verplicht

Of jij als werkgever ook verplicht bent om de thuis- en/of reiskostenvergoeding per 1 januari 2024 aan te passen en te verhogen naar de nieuwe normbedragen, hangt af van eventuele afspraken in de CAO, het personeelshandboek en/of de individuele arbeidsovereenkomst met de werknemer. 

Wil je meer weten over het betalen van een onbelaste thuiswerkvergoeding en/of onbelaste reiskostenvergoeding dan wel het aanpassen van uw beleid? Onze adviseurs denken graag met jou mee. Neem gerust contact op met onze collega Cyriel Winters via cyriel.winters@hlb-wvdb.nl of via +31 (88)1 948 160.

1De definitieve bedragen voor 2024 zijn nog niet vastgesteld. De verwachting is dat eind van het jaar de daadwerkelijke bedragen bekend zijn.

triangle dark triangle light