Veel medewerkers zijn intussen gewend aan het (deels) thuiswerken. Door het thuiswerken reizen we minder en dit heeft invloed op de vergoeding van reiskosten. Graag lichten we de spelregels rondom de vergoedingen voor het thuiswerken en reiskostenvergoeding nog een keer toe. Daarnaast blikken we ook vooruit naar de nieuwe de maximale bedragen die gelden per 1 januari 2023.
Let op: De definitieve bedragen voor 2023 zijn nog niet vastgesteld. De verwachting is dat de Eerste Kamer op korte termijn goedkeuring geeft op de hieronder genoemde bedragen.
Thuiswerkvergoeding
Sinds 1 januari 2022 mag de werkgever een gerichte vrijgestelde vergoeding geven van € 2,00 per thuiswerkdag. Per 1 januari 2023 wordt dit maximaal vrijgestelde bedrag per dag verhoogd naar € 2,15.
De vergoeding mag op declaratiebasis achteraf verstrekt worden of via een vaste onbelaste thuiswerkvergoeding zoals we die ook kennen bij de reiskostenvergoeding (214-dagen regeling). Voorwaarde voor een vaste thuiswerkvergoeding is dat de werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar daadwerkelijk thuiswerkt. Bij werknemers die doorgaans minder dan 5 dagen per week werken moet dit naar evenredigheid worden toegepast.
Reiskostenvergoeding
De vergoeding voor reiskosten is sinds 2006 vastgesteld op een maximaal tarief van € 0,19 per kilometer en is sindsdien niet meer verhoogd. Per 1 januari 2023 komt hier verandering in en wordt dit maximale tarief verhoogd naar € 0,21 per kilometer. Vervolgens zal dit maximale tarief nog een keer verhoogd worden naar € 0,22 per kilometer per 1 januari 2024 (voor zover nu bekend).
Ook hier geldt dat de reiskostenvergoding op declaratiebasis achteraf verstrekt mag worden of via een vaste reiskostenvergoeding indien voldaan wordt aan dezelfde voorwaarden als hiervoor beschreven bij de thuiswerkvergoeding.
Samenloop thuiswerk- en reiskostenvergoeding
Een werkgever mag voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd een vergoeding voor thuiswerken en reiskosten geven. In dat geval dient er een keuze gemaakt te worden uit één van de twee vergoedingen. In uitzonderingssituatie kan samenloop van vergoeding van reiskosten en thuiswerkkosten wel, bijvoorbeeld wanneer een werknemer naar een zakelijke afspraak reist op een dag dat hij vanuit huis werkt.
Aanpassingen per 1 januari 2023 wel of niet verplicht
Of u als werkgever ook verplicht bent om de thuis- en/of reiskostenvergoeding per 1 januari 2023 te verhogen, hangt af van eventuele afspraken in uw CAO, uw personeelshandboek of de individuele arbeidsovereenkomst met uw medewerker.
Wil jij meer weten over de regels omtrent thuiswerk- en reiskostenvergoedingen? Neem dan contact op met loonheffingen@hlb-wvdb.nl.
