HRM Blog
2 minuten lezen

Reiskostenvergoeding bij thuiswerk verandert definitief per 1 januari 2022

Door het thuiswerkadvies van het kabinet is het woon- werkverkeer van menig medewerker veranderd. Waar je als werkgever tot en met 31 december 2021 nog een mogelijkheid had om de bestaande vaste reiskostenvergoeding te handhaven ondanks het (gedeeltelijk) thuiswerken, is dat per 1 januari 2022 definitief verleden tijd. In dit artikel lees je hoe je hier het beste mee om kunt gaan.

Wat moet je per 1 januari 2022 doen?

Stel per medewerker zijn/haar reisgedrag opnieuw vast en pas de reiskostenvergoeding daar op aan. Blijft je medewerker dagelijks naar een vaste werkplek reizen? Dan verandert er niets. Werkt de medewerker gedeeltelijk vanuit huis? Dan volgt er waarschijnlijk wel een aanpassing.

Declaratie of nacalculatie?

Een vaste reiskostenvergoeding mag je vanaf 1 januari 2022 alleen nog maar onbelast verstrekken wanneer een medewerker minimaal 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist (al dan niet pro rata). Een vaste reiskostenvergoeding voor een medewerker die één dag per week naar een vaste werkplek reist, kan dus, mits hij of zij 43 dagen (214 dagen x 1/5) naar deze werkplek is geweest.

Een voorbeeld: Je spreekt met je medewerker af dat hij vier dagen naar de vaste werkplek komt en één dag vanuit huis werkt. Aangenomen dat het dringende thuiswerkadvies niet te lang duurt (zodat de 36 weken of 128 dagen wel gehaald worden), kun je een vaste reiskostenvergoeding per jaar geven van 214 x 4/5 x reisafstand x 2 x € 0,19. Een incidentele afwijking kan, maar als structureel wordt afgeweken, moet je een nieuwe berekening maken.

Let op: Werkt de medewerker nu nagenoeg volledig vanuit huis? Dan adviseren wij de reiskosten op declaratiebasis te vergoeden. Een vaste reiskostenvergoeding gebaseerd op de hierboven genoemde berekening raden wij pas aan als het ‘nieuwe’ normaal/het nieuwe reispatroon bekend is.

Een andere mogelijkheid is de nacalculatie. Hierbij geef je een vaste reiskostenvergoeding per maand aan de medewerker en reken je op basis van een nacalculatie tegen het einde van het jaar af op basis van de werkelijk gereden kilometers. Bij declaratie ontvangt de medewerker een vaste reiskostenvergoeding per reisdag. De medewerker moet het aantal reisdagen per maand aan je doorgeven.

Het is belangrijk hierover in gesprek te gaan met je medewerkers en de situatie uit te leggen. Het reisgedrag van je gehele personeelsbestand moet je in kaart gaan brengen. Daarbij adviseren wij je rekening te houden met het aantal medewerkers dat tegelijkertijd verantwoord in het pand aanwezig kan zijn.

Thuiswerkvergoeding

Op een vaste thuiswerkdag mag je geen reiskostenvergoeding meer geven, maar je hebt wel de mogelijkheid om een (vaste) thuiswerkvergoeding te geven. Deze kan maximaal € 2 per dag belastingvrij zijn. De medewerker en jij zijn niet verplicht te onderbouwen of de medewerker deze kosten ook echt maakt.

Afspraken gemaakt, en nu?

Spreek je nieuwe vaste vergoedingen af, dan moeten deze in ons systeem aangepast worden vanaf de loonverwerking van de maand januari 2022. Ga je de reiskosten per reisdag doorgeven? Voer het aantal reisdagen dan maandelijks in ons mutatiesysteem in. We raden je hierbij aan gebruik te maken van de eenvoudige declaratiemodule, waarbij de medewerker zelf zijn kilometers indient en jij als werkgever de declaratie goedkeurt.

Vooralsnog laten wij de bestaande reiskostenvergoedingen intact totdat we van jou een signaal ontvangen dat de reiskosten, naar aanleiding van bovengenoemde info, bij een van je medewerkers aangepast moet worden.

Hulp nodig?

Wil je meer informatie of heb je hulp nodig bij het opzetten van deze verandering in de arbeidsvoorwaarden? Neem dan gerust contact met ons op, wij helpen je graag verder!