De schandalen over grensoverschrijdend gedrag liegen er niet om: er speelt veel, ook op de werkvloer. Het aanstellen van een of meerdere vertrouwenspersonen is dan ook eerder noodzaak dan luxe. Toch horen we nog regelmatig van directeuren en HR-professionals dat het bij hen niet nodig is een Vertrouwenspersoon aan te stellen. “Ongewenste omgangsvormen? Die zijn er bij ons op de werkvloer niet”, is het vaak gehoorde argument. Onze mening? Steek je kop niet in het zand, maar ga vandaag nog aan de slag om een veilige werkomgeving te creëren. In deze blog leg ik je uit hoe je dat doet.
Veel van onze gesprekspartners erkennen dat ‘ongewenst gedrag op de werkvloer’ een belangrijk onderwerp is. Vervolgens geven veel bedrijven aan dat het bij hen niet speelt. “Anders hadden we het wel geweten”, is een vaak gehoorde opmerking. Soms maakt deze stelligheid plaats voor lichte twijfel als wij aangeven dat veel bedrijven een dergelijke uitspraak doen, maar dit in feite indruist tegen onderzoeken die regelmatig worden gepubliceerd. Zo geeft arbo-online aan dat 16% van de medewerkers een enkele keer tot zeer vaak te maken heeft met ongewenste omgangsvormen. De nieuwsberichten van de afgelopen periode over seksuele intimidatie geven ook meer stof tot nadenken. Tijd dus om eens wat dieper in het onderwerp te duiken.
Wat zijn ongewenste omgangsvormen?
Er zijn verschillende vormen van ongewenste omgangsvormen, ook wel ongewenst gedrag genoemd. Denk hierbij aan agressie en geweld, discriminatie, pesten en seksuele intimidatie. Het gaat om gedrag dat door de ander als niet prettig en grensoverschrijdend wordt ervaren.
Op de werkvloer gaat het om gedrag tussen collega’s of derden. Het wordt nog lastiger als er sprake is van een hiërarchische verhouding of een bepaalde afhankelijkheid vanuit het werk. Vast staat: ongewenste omgangsvormen hebben een negatieve invloed op de werksfeer, de gezondheid en prestaties van medewerkers én daardoor ook op de organisatie als geheel.
Het aanwijzen van een Vertrouwenspersoon
Als werkgever ben je verplicht beleid te voeren om ‘psychosociale arbeidsbelasting’ (PSA) te voorkomen dan wel te beperken. Binnen de Arbowet maakt het thema ongewenste omgangsvormen hier onderdeel van uit. Je kunt verschillende middelen inzetten om PSA tegen te gaan. Zo kun je je medewerkers een goede voorlichting geven over het onderwerp, een gedragscode en klachtenprocedure opstellen en voorkomen dat de werkdruk te hoog wordt. Een ander belangrijk middel is het aanwijzen van één of meerdere Vertrouwenspersonen. Dit kan iemand binnen de eigen organisatie zijn en/of een externe Vertrouwenspersoon.
Wat houdt de rol van een Vertrouwenspersoon in?
Het is belangrijk dat een Vertrouwenspersoon een onafhankelijke positie heeft en een aanspreekpunt is voor medewerkers voor meldingen die gaan over ongewenste omgangsvormen. De Vertrouwenspersoon vangt de medewerkers op en begeleidt hen bij eventuele vervolgstappen. Daarnaast heeft een Vertrouwenspersoon een adviserende en ondersteunende rol richting leidinggevenden en het management ter voorkoming van ongewenst gedrag. Een belangrijke sleutelpositie dus als je een veilige werkomgeving wilt creëren voor jouw medewerkers.
Zo krijg je als Vertrouwenspersoon een goede basis
De rol van Vertrouwenspersoon kan op verschillende manieren worden ingevuld. Je kunt een externe Vertrouwenspersoon aanstellen, die onafhankelijk en objectief is en geen directe relatie heeft met het bedrijf of de medewerkers. Je kunt er ook voor kiezen intern iemand aan te wijzen. Het voordeel daarvan is dat de Vertrouwenspersoon iemand is die het bedrijf en de cultuur goed kent. Een combinatie van een externe en een interne Vertrouwenspersoon, kan ook. Zo heb je het beste van twee werelden.
Wil je intern iemand aanwijzen als Vertrouwenspersoon? Zorg er dan voor dat hij of zij een solide basis heeft om deze rol te kunnen vervullen. Want de materie kan ingewikkeld zijn en de kwesties precair. Een goede training of opleiding is in mijn ogen dan ook onmisbaar, zodat de Vertrouwenspersoon weet hoe te handelen, (eigen) valkuilen kan vermijden en zich bewust is van zijn of haar taken en verantwoordelijkheden.
De verdieping die je zoekt als Vertrouwenspersoon
Als gecertificeerd Vertrouwenspersoon en trainer geef ik regelmatig trainingen en opleidingen aan Vertrouwenspersonen. Hierin bieden we meerdere mogelijkheden:
In de basistraining van anderhalve dag krijg je als Vertrouwenspersoon een helder beeld van de verwachtingen binnen deze rol en leer je verschillende gesprekstechnieken om medewerkers op een juiste en vertrouwde manier te woord te staan. Op een interactieve manier besteden we naast de theorie ook aandacht aan het voeren van de gesprekken zelf en vooral ook hoe je als Vertrouwenspersoon zelf in het gesprek zit, wat jouw kwaliteiten hierin zijn en wat bijvoorbeeld emoties (met je) kunnen doen.
Het is ook mogelijk om een gecertificeerde opleiding van vier dagen te volgen. In deze gecertificeerde opleiding gaan we dieper in op de materie en behandelen we de onderwerpen ‘integriteit en misstanden’ uitgebreider. Na deze gecertificeerde opleiding kan je je als Vertrouwenspersoon laten certificeren.
Meerdere Vertrouwenspersonen binnen jouw organisatie?
Dan kan een incompany training uitkomst bieden. Dit kan al vanaf twee personen. Deze training maken we volledig op maat, afgestemd op de behoeftes van jouw organisatie. Naast de rol van trainer vervul ik zelf overigens ook de rol van externe Vertrouwenspersoon voor onze klanten. Een incompany training gegeven door van mijn collega-trainers of mijzelf, die vervolgens ook de rol van externe Vertrouwenspersoon gaat vervullen, zien wij als een mooie combinatie als je meerdere Vertrouwenspersonen gaat aanstellen.
Aarzel niet: zorg vandaag nog voor een veilige werkomgeving
Is bij jou op de werkvloer geen sprake van ongewenst gedrag? Ik hoop het van harte. Maar nog meer dan dat adviseer ik je: onderneem actie. Zorg voor een veilige werkomgeving en stel vandaag nog een of meerdere Vertrouwenspersonen aan. Want ook hier geldt: voorkomen is zonder twijfel nog altijd beter dan genezen.
