HRM Fiscaal Blog
5 minuten lezen

De werkkostenregeling (WKR): wat moet en wat mag?

Dit artikel is origineel in oktober 2022 verschenen. Wij hebben dit bericht in oktober 2023 van de laatste informatie voorzien.

Binnen de werkkostenregeling heb je als werkgever mogelijkheden (bijvoorbeeld een onbelaste bonus, een kerstpakket, het ter beschikking stellen van werkkleding of een fietsplan) maar ook verplichtingen. Naast de verplichting om de WKR juist te administreren, kan het zo zijn dat je als werkgever eindheffing verschuldigd bent. In dit artikel lees je waar jij als werkgever aan moet voldoen én welke kansen er zijn.   

Een WKR-administratie bijhouden

Sinds 2015 is een werkgever verplicht om een WKR-administratie bij te houden. In de praktijk zien wij dat werkgevers zoekende zijn naar hoe ze deze administratie het beste kunnen voeren. Het uitgangspunt van de WKR is dat in beginsel álles wat jij als werkgever aan jouw medewerkers geeft, loon is. Om te voorkomen dat letterlijk alles loon is, zijn er gerichte vrijstellingen, nihil waarderingen, intermediaire kosten en een vrije ruimte geïntroduceerd. 

Als werkgever kun je hier gebruik van maken, maar hiervan moet je dan wel een administratie bijhouden. Een WKR-administratie is in principe vormvrij, maar wij raden het aan om een WKR-administratie bij te houden waaruit per beloning blijkt of het om intermediaire kosten, een gerichte vrijstelling of nihil waardering gaat, of dat vrije ruimte is ingezet. Het is namelijk van belang om iedere vergoeding vooraf aan te wijzen als eindheffingsloon (werkgeversloon), wanneer je de WKR wilt inzetten. Hierdoor zijn geen loonheffingen verschuldigd. Door voor deze opzet te kiezen is het daarnaast eenvoudig te zien of er nog vrije ruimte resteert gedurende het jaar.

Vaak wordt in de salarisadministratie bijgehouden welke onbelaste beloningen medewerkers ontvangen, zoals de reiskostenvergoeding of een onbelaste bonus. Naast kosten via de salarisadministratie worden vaak ook vergoedingen gegeven welke niet door salarisadministratie worden verwerkt. Denk hierbij aan de kosten voor het personeelsfeest of een kerstpakket. Je wilt namelijk niet dat jouw medewerkers deze kosten terugzien op hun loonstrook. Het is daarom belangrijk om de salarisadministratie én financiële administratie te koppelen aan de WKR-administratie, zodat je één totaaloverzicht hebt.

Welke mogelijkheden biedt de WKR?

Intermediaire kosten

Bij intermediaire kosten gaat het om uitgaven die een medewerker doet in opdracht en voor rekening van de werkgever. Hierbij kun je denken aan kosten voor de aanschaf van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren of kosten die samenhangen met de bedrijfsvoering. Denk hierbij aan de kosten voor de auto van de zaak of het voorschieten van printpapier.

Gerichte vrijstellingen

Wanneer je gebruik maakt van de gerichte vrijstelling, kan de vergoeding netto worden gegeven aan jouw medewerker. De volgende vergoedingen zijn bijvoorbeeld gericht vrijgesteld:

  • reiskosten (zowel zakelijk als woon-werk) tot € 0,21 per kilometer (2023);
  • thuiswerkvergoeding tot € 2,15 per dag (2023);
  • kosten voor cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en outplacement;
  • extraterritoriale kosten (waaronder ook de 30%-regeling);
  • de aanvraag van een verklaring omtrent gedrag (VOG).

Nihilwaarderingen en normbedragen

Voor nihilwaarderingen geldt dat deze vergoedingen binnen de vrije ruimte vallen, maar worden gewaardeerd op nihil. Feitelijk hebben ze dus geen impact op de vrije ruimte. Daarnaast zijn er ook normbedragen. Deze bedragen moet je toevoegen aan de vrije ruimte, maar zijn lagere dan de werkelijke kosten. Je kunt gebruik maken van - o.a. - de volgende nihil waarderingen:

  • consumpties (geen maaltijd) op de werkplek;
  • ter beschikking gestelde kleding (onder voorwaarden)
  • ter beschikking gestelde ov-jaarkaart of kortingskaart mits deze mede zakelijk wordt gebruikt.

Voor  maaltijden in een bedrijfskantine geldt een normbedrag (in 2023: € 3,55 per maaltijd warm of koud).

Wat valt er binnen de Vrije ruimte van de WKR?

Wanneer een vergoeding of verstrekking niet onder bovengenoemde posten valt, kun je mogelijk de vrije ruimte nog benutten. Deze ruimte bedraagt 3 % van de eerste € 400.000 plus 1,18% (2023) van de rest van de fiscale loonsom. De vrije ruimte dient in beginsel per inhoudingsplichtige te worden toegepast.  De vrije ruimte kun je bijvoorbeeld inzetten voor een fiets van de zaak, een kerspakket, een personeelsfeest of -reis. Het is ook mogelijk om meer toe te wijzen dan de omvang van de vrije ruimte, maar in dat geval ben je als werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

Dubbele gebruikelijkheidstoets

Voordat iets mag worden aangewezen ten laste van de vrije ruimte moet beoordeeld worden of dit gebruikelijk is. Indien deze toets niet wordt doorstaan, kan de vergoeding niet worden aangewezen als eindheffingsloon en moet de vergoeding regulier worden onderworpen aan loonbelasting, premies volksverzekeringen én de premies werknemersverzekeringen en ZVW. 

Het gaat om een dubbele gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat het gebruikelijk moet zijn dat je als werkgever de belastingheffing voor jouw rekening neemt én dat de omvang van de vergoeding of verstrekking gebruikelijk is. Vergoedingen en verstrekkingen mogen niet in belangrijke mate hoger zijn dan in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is: de vergoeding mag maximaal 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.  

Het is aan de Belastingdienst om te bewijzen dat niet aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan. Wanneer het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen (daaronder ook begrepen terbeschikkingstellingen) niet meer dan € 2.400 per medewerker per jaar bedraagt, gaat de belastingdienst er vanuit dat aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan. Is het totaal € 2.401, dan moet je dus voor álles kunnen aangeven waarom het gebruikelijk is. Als er geen onderbouwing aanwezig is, is het voor de belastingdienst makkelijker om te onderbouwen waarom het niet gebruikelijk is.

Wat moet je doen? Eindheffing aangeven bij een overschrijding van de vrije ruimte

Indien de vrije ruimte wordt overschreden, ben jij als werkgever 80% eindheffing verschuldigd voor zover de vrije ruimte is overschreden. De eindheffing moet uiterlijk bij de aangifte over het 2e tijdvak van het volgende jaar worden aangegeven en betaald.

Benut de kansen van de WKR

  1. Maak je gebruik van de concernregeling? Als er sprake is van een concern waarbij een (in)direct aandelenbelang van 95% of meer wordt gehouden, kan onder voorwaarden één grote vrije ruimte wordt gecreëerd. De keuze om de concernregeling toe te passen, kan jaarlijks worden gemaakt. Let op bij een concern mag maar één keer rekening gehouden worden met het verhoogde percentage vrije ruimte.
  2. De vrije ruimte mag je niet meenemen naar een volgend jaar. Ben je dus van plan om aan het eind van het jaar iets te verstrekken of juist aan het begin van het jaar, houdt hier dan rekening mee. Mogelijk kun je door een slimme planning de ruimte optimaler benutten.
  3. 80% eindheffing klinkt als een hoge belasting, maar is dat ook daadwerkelijk zo? Wanneer je als werkgever een bruto beloning geeft, moet je hier loonbelasting en premies volksverzekeringen afdragen en ben jij als werkgever premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage ZVW verschuldigd. Daarnaast heeft een bruto beloning ook invloed op inkomensafhankelijke kortingen en toeslagen van de medewerker, terwijl dat niet het geval is voor een netto vergoeding via de vrije ruimte. Mogelijk houdt jouw medewerker netto meer over aan een vergoeding via de vrije ruimte, waardoor het verstandig is om deze optie te overwegen.
  4. Maak je gebruik van een cafetariaregeling? Via een cafetariaregeling kunnen jouw medewerkers fiscaal vriendelijk bruto loon uitruilen tegen een netto loonbestanddeel, bijvoorbeeld voor een fiets. Afhankelijk van de uitruil moet dit worden aangewezen in de vrije ruimte van de WKR of kan bijvoorbeeld een gerichte vrijstelling worden gebruikt. 

Wil je hulp bij je WKR-administratie?

Benieuwd of dat jouw WKR-administratie er goed uit ziet? Of heb je vragen? Dan kun je uiteraard contact opnemen met mij of een van mijn collega’s. Ook kunnen wij ook assisteren bij de inrichting van een WKR-administratie. Wij denken graag met je mee.

triangle dark triangle light