De bestelauto van de zaak is nog steeds een grijs gebied

Iedereen die de beschikking heeft over een bestelauto van de zaak, krijgt in beginsel te maken met een bijtelling privégebruik auto. Op dit uitgangspunt bestaat een uitzondering. Indien er een zogenoemde sluitende kilometerregistratie wordt gevoerd waaruit blijkt dat het privégebruik per kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer bedraagt, kan de bijtelling privégebruik achterwege worden gelaten. Voor de bestelauto met grijs kenteken geldt echter een aantal bijzondere regels. Deze leiden in de praktijk nog wel eens tot de nodige verwarring.

Hoe weet u of u te maken heeft met een bestelauto op grijs kenteken? Dit kunt u vrij eenvoudig bepalen aan de hand van het nummerbord van de bestelauto. De eerste letter is dan een B of een V. De situaties die hierna zullen worden besproken, gelden uitsluitend voor een bestelauto met grijs kenteken!

Een bestelauto die door aard of inrichting voor 90% of meer geschikt blijkt te zijn voor het vervoer van goederen, krijgt niet te maken met de bijtelling privégebruik auto. De aanwezigheid van een bijrijdersstoel hoeft niet te verhinderen dat van een dergelijke bestelauto sprake is. Maar let op, want deze uitzondering geldt opeens niet meer wanneer de bijrijder meer doet dan het louter helpen bij het laden en lossen!

Een bestelauto die buiten werktijd niet gebruikt kan worden, valt ook niet onder de bijtelling privégebruik auto. Deze uitzondering geldt echter niet als de werknemer buiten werktijd toegang heeft tot het sleutelkastje, en wel omdat hij dan nog steeds over de bestelauto zou kunnen beschikken.

Een bestelauto waarvoor een verbod op privégebruik geldt, valt onder bepaalde voorwaarden ook niet onder de bijtelling privégebruik auto. Eén van de voorwaarden is dat de inhoudingsplichtige voldoende toezicht houdt op de naleving van het verbod, hetgeen in de praktijk er nog wel eens bij in schiet. U bent immers ondernemer en geen onbezoldigde Belastingdienstmedewerker.

Tot slot geldt er nog een uitzondering voor de bestelauto die doorlopend en afwisselend wordt gebruikt door meerdere bestuurders. Het privégebruik moet dan worden afgekocht voor € 300 aan eindheffing per jaar, oftewel voor € 25 aan eindheffing per loontijdvak van een maand. Dit klinkt natuurlijk erg aantrekkelijk, maar ook voor deze uitzondering geldt dat deze in de praktijk nogal eens tot een discussie met de Belastingdienst leidt. Om gebruik te kunnen maken van deze regeling moet de bestelauto in verband met de aard van de werkzaamheden aan twee of meer werknemers ter beschikking worden gesteld. De Belastingdienst kijkt bij de beoordeling van het privégebruik naar de feitelijke omstandigheden. Als de bestelauto vrijwel altijd door een vaste bestuurder wordt gebruikt, kan er geen gebruik worden gemaakt van deze regeling. In het Handboek loonheffingen zijn twee voorbeelden opgenomen die wij u niet willen onthouden:

Voorbeeld 1

Een bedrijf heeft drie bestelauto’s en zeven monteurs. Bij een melding gebruiken ze willekeurig één van de beschikbare bestelauto’s. In deze situatie is sprake van doorlopend afwisselend gebruik en moet u de eindheffing toepassen.

Voorbeeld 2

Twee van uw werknemers hebben ieder een bestelauto. Ze besluiten deze auto’s dagelijks te ruilen. Er is nu geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik. Toepassing van de eindheffing is voor deze bestelauto’s niet mogelijk. Er is ook geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik als werknemer A een bestelauto de ene week gebruikt en werknemer B deze bestelauto de volgende week gebruikt.

In de praktijk ontstaat er regelmatig een discussie met de Belastingdienst over de vraag of al dan niet sprake is van een situatie van doorlopend afwisselend gebruik. Gelet op het feit dat onder deze regeling veelal geen rittenregistratie wordt bijgehouden, is dan vaak niet te ontkomen aan een bijtelling privégebruik auto. Voorkomen is beter dan genezen. Daarom is het van belang om vooraf zorgvuldig te bepalen of u gebruik kunt maken van deze uitzondering.