5 tips voor het digitaliseren van uw HRM-beleid

Maakt u voor het bijhouden en registreren van personeelsgegevens (nog steeds) gebruik van losse Excelsheets en/of papieren personeelsdossiers? Bijvoorbeeld voor de ondertekening van de arbeidsovereenkomst of voor registratie van deelname aan de Personeelsvereniging? Het op deze manier bijhouden en vastleggen van personeelsgegevens is vaak tijdrovend. Bovendien loopt u het risico dat de vastlegging niet voldoet aan de richtlijnen van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) die sinds mei 2018 geldt. Dit kan efficiënter. Hoe? In deze blog geef ik u 5 tips voor het digitaliseren van uw HRM-beleid.

Tip 1: Inventariseer uw huidige werkwijze

Om uw HRM-beleid te digitaliseren is het van belang te weten welke personeelszaken en processen er binnen uw onderneming allemaal zijn of geregeld worden. Zorg er daarom voor dat u als ondernemer samen met uw HR-medewerker(s) een inventarisatie maakt van alle processen en formulieren waar u op dit moment gebruik van maakt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw indiensttredingsproces, de aan- en afmelding bij diverse instanties, zoals een pensioenfonds, arbodienst en verzuimverzekering, maar bijvoorbeeld ook voor uw verlof- en verzuimregistratie en uw gesprekscyclus.

Tip 2: Maak een stappenplan

Om ervoor te zorgen dat uw het HRM-beleid succesvol geïmplementeerd wordt, is het van belang een goed stappenplan te hebben. Hierin staan de processen beschreven die u gaat digitaliseren en wanneer u dit gaat doen. Reserveer voldoende tijd tussen de verschillende stappen, zodat u daar waar nodig bij kunt sturen. Geef in dit stappenplan ook aan wie wat doet, wie waar verantwoordelijk voor is en wat de deadline is. Houd hierbij ook rekening met onder andere vakantieperiodes.

Tip 3: Beoordeel aanbieders van software

In de markt zijn verschillende HRM-systemen beschikbaar die u kunnen helpen bij het digitaliseren van uw HRM-beleid. Zorg ervoor dat u, voordat u op onderzoek uitgaat, een lijstje hebt van zaken die u wilt digitaliseren. Stel een team van personen/medewerkers samen die de diverse systemen gaan beoordelen. Vraag of er een mogelijkheid is om de software zelf te testen in een demo-omgeving, zodat u zelf kunt ervaren hoe gebruiksvriendelijk een systeem is. Houd in uw selectieproces ook rekening met de mogelijkheid of de systemen te koppelen zijn met uw huidige systemen, zoals het salarisadministratiesysteem.

{{cta(‘eac08cf0-e429-4d24-bf7a-59b564661398′,’justifycenter’)}}

Daarnaast raad ik u aan een systeem te selecteren dat al uw geïnventariseerde processen kan verwerken. Vaak is het beter om meerdere processen in één systeem te hebben dan zogenaamde losse ‘expert-systemen’ te hebben en deze aan elkaar te koppelen. Kijk uiteraard ook of de software ‘Cloud-based’ is en waar de data wordt opgeslagen/bewaard.

Tip 4: Maak een keuze tussen ‘in eigen beheer’ of uitbesteden

Nu u de diverse aanbieders van HRM-systemen hebt beoordeeld, rijst de vraag of u zelf de inrichting en het onderhoud van het systeem gaat verzorgen, of dat u dit liever uitbesteedt. Uiteraard is dit afhankelijk van de grootte van uw onderneming. Hoeveel medewerkers zijn er binnen uw onderneming die affiniteit hebben met zowel automatisering als HRM? Denk ook aan het opleiden van deze medewerkers en of er een back-up aanwezig is.