Maak jij voor het bijhouden en registreren van personeelsgegevens (nog steeds) gebruik van losse Excelsheets en/of papieren personeelsdossiers? Bijvoorbeeld voor de ondertekening van de arbeidsovereenkomst of voor registratie van deelname aan de Personeelsvereniging? Het op deze manier bijhouden en vastleggen van personeelsgegevens is vaak tijdrovend. Bovendien loop je het risico dat de vastlegging niet voldoet aan de richtlijnen van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) die sinds mei 2018 geldt. Dit kan efficiënter. Hoe? In deze blog geef ik je 5 tips voor het digitaliseren van je HRM-beleid.
Tip 1: Inventariseer je huidige werkwijze
Om je HRM-beleid te digitaliseren is het van belang te weten welke personeelszaken en processen er binnen je onderneming allemaal zijn of geregeld worden. Zorg er daarom voor dat je als ondernemer samen met je HR-medewerker(s) een inventarisatie maakt van alle processen en formulieren waar je op dit moment gebruik van maakt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan je indiensttredingsproces, de aan- en afmelding bij diverse instanties, zoals een pensioenfonds, arbodienst en verzuimverzekering, maar bijvoorbeeld ook voor je verlof- en verzuimregistratie en je gesprekscyclus.
Tip 2: Maak een stappenplan
Om ervoor te zorgen dat je het HRM-beleid succesvol geïmplementeerd wordt, is het van belang een goed stappenplan te hebben. Hierin staan de processen beschreven die je gaat digitaliseren en wanneer je dit gaat doen. Reserveer voldoende tijd tussen de verschillende stappen, zodat je daar waar nodig bij kunt sturen. Geef in dit stappenplan ook aan wie wat doet, wie waar verantwoordelijk voor is en wat de deadline is. Houd hierbij ook rekening met onder andere vakantieperiodes.
Tip 3: Beoordeel aanbieders van software
In de markt zijn verschillende HRM-systemen beschikbaar die je kunnen helpen bij het digitaliseren van je HRM-beleid. Zorg ervoor dat je, voordat je op onderzoek uitgaat, een lijstje hebt van zaken die je wilt digitaliseren. Stel een team van personen/medewerkers samen die de diverse systemen gaan beoordelen. Vraag of er een mogelijkheid is om de software zelf te testen in een demo-omgeving, zodat je zelf kunt ervaren hoe gebruiksvriendelijk een systeem is. Houd in je selectieproces ook rekening met de mogelijkheid of de systemen te koppelen zijn met je huidige systemen, zoals het salarisadministratiesysteem.
Daarnaast raad ik je aan een systeem te selecteren dat al je geïnventariseerde processen kan verwerken. Vaak is het beter om meerdere processen in één systeem te hebben dan zogenaamde losse ‘expert-systemen’ te hebben en deze aan elkaar te koppelen. Kijk uiteraard ook of de software ‘Cloud-based’ is en waar de data wordt opgeslagen/bewaard.
Tip 4: Maak een keuze tussen ‘in eigen beheer’ of uitbesteden
Nu je de diverse aanbieders van HRM-systemen hebt beoordeeld, rijst de vraag of je zelf de inrichting en het onderhoud van het systeem gaat verzorgen, of dat je dit liever uitbesteedt. Uiteraard is dit afhankelijk van de grootte van je onderneming. Hoeveel medewerkers zijn er binnen je onderneming die affiniteit hebben met zowel automatisering als HRM? Denk ook aan het opleiden van deze medewerkers en of er een back-up aanwezig is.
Wil je niet afhankelijk zijn van een beperkt aantal medewerkers binnen je organisatie? Dan is het misschien zinvol om het onderhoud en de inrichting van je HRM systeem uit te besteden. Vaak kan dat in een soort van onderhoudsabonnement. Je betaalt dan als ondernemer een fee per medewerker voor het gebruik, maar het onderhoud en beheer van het systeem ligt bij een externe expert. Dit kan bijvoorbeeld ook de partij zijn die je salarisadministratie verwerkt. Wel zo handig, want zij zijn vaak al op de hoogte van alle ins- en outs van je medewerkers. Je kunt ook kiezen voor een combinatie van beiden. In beginsel doe je dan alles zelf, maar je kunt wel terugvallen op een externe partij als je een back-up nodig hebt.
Tip 5: Implementatie en communicatie
Last but not least; nu je besloten hebt met welke software je het HRM-beleid gaat digitaliseren, komt de implementatie om de hoek kijken. Stem op voorhand af of het mogelijk is om de implementatie eerst in een testomgeving aan te maken. Daarna is het testen, testen, testen. Betrek hierbij ook een aantal medewerkers die je als ambassadeur in kunt zetten om de acceptatie van het nieuwe systeem bij de overige medewerkers te vergroten. Na het uitvoeren van alle testen is het zaak de testomgeving over te zetten naar de zogenaamde productie-omgeving. Als alles klaar is, komt het grote moment om ‘live’ te gaan. Zorg ervoor dat je alle medewerkers en gebruikers in dit proces meeneemt. Het is verstandig in het voortraject iedereen al ‘warm’ te maken. Goede communicatie zorgt voor betere acceptatie!
