3 tips om algemene voorwaarden in jouw belang te laten werken

De kleine lettertjes, wie kent ze niet? Deze kleine lettertjes bevatten algemene voorwaarden die van toepassing zijn op iedere overeenkomst die uw onderneming sluit. Het zijn vaak basisafspraken die voorkomen dat u steeds opnieuw over de randvoorwaarden moet onderhandelen. Ze kunnen u dus niet alleen een hoop tijd besparen, maar nog belangrijker: algemene voorwaarden beperken ook de risico’s van uw onderneming. Maar waar moet u eigenlijk op letten als u uw algemene voorwaarden opstelt? En wat doet u ermee als ze eenmaal op papier staan? In deze blog geef ik drie tips hoe u deze handige set algemene voorwaarden op de juiste manier toepast op uw onderneming.

Tip 1: Zorg dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn

U hebt niets aan een goede set algemene voorwaarden als ze niet op de juiste manier ingezet worden. Helaas gaat dit nog vaak mis, waardoor klanten en u geen beroep kunnen doen op deze voorwaarden. Dit kan natuurlijk vervelend uitpakken voor uw onderneming. Belangrijk is dat u de algemene voorwaarden tijdig (voor of bij het aangaan van de overeenkomst) en uitdrukkelijk van toepassing verklaart. Verklaart u de voorwaarden pas van toepassing op de factuur, dan bent u al te laat! De overeenkomst is dan immers al gesloten. Dit probleem kunt u bijvoorbeeld ondervangen door de voorwaarden mee te sturen met de offerte en in de offerte duidelijk te verwijzen naar de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden.

Daarnaast moet de klant de door u van toepassing verklaarde voorwaarden aanvaarden. Mocht er zich een geschil voordoen, dan draagt u als ondernemer de bewijslast. U moet dan dus aantonen dat uw klant tijdig kennis heeft kunnen nemen van de algemene voorwaarden en de voorwaarden heeft aanvaard. Dit kunt u doen door in de offerte een bepaling op te nemen dat de klant bij acceptatie van de offerte automatisch akkoord gaat met de algemene voorwaarden. Ik raad u aan de offerte en algemene voorwaarden per e-mail toe te sturen, zodat u altijd kan bewijzen dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Tip 2: Let op het consumentenrecht

Bepalingen uit de algemene voorwaarden zijn niet rechtsgeldig als ze niet voldoen aan het consumentenrecht. Consumenten worden in de wet beschermd door het consumentenrecht. Bedrijven worden niet of nauwelijks beschermd, omdat ervan uitgegaan wordt dat ondernemingen over de deskundigheid beschikken om de gevolgen van de gestelde voorwaarden te begrijpen. Ter bescherming van de consument zijn de zwarte en de grijze lijst in de wet opgenomen. In de zwarte lijst staan bepalingen die onredelijk bezwarend zijn en op de grijze lijst staan bepalingen die vermoedelijk onredelijk bezwarend zijn. In het eerste geval moet u kunnen aantonen dat de bepaling van uw algemene voorwaarden niet onredelijk bezwarend is. Voorbeelden van bepalingen op de zwarte lijst zijn:

• Het uitsluiten van ontbinding van de overeenkomst
• Verjaringstermijn verkorten naar minder dan twaalf maanden
• Bedingen die ervoor zorgen dat abonnementen stilzwijgend verlengd worden afgezien van tijdschriften, dag- nieuws- en weekbladen

Als een bepaling in uw algemene voorwaarden als onredelijk bezwarend wordt aangemerkt, is de bepaling vernietigbaar. Dit betekent dat de consument de bepaling buiten toepassing kan stellen. Doe t u zaken met consumenten, dan moet u dus rekening houden met deze dwingende regels. U mag hier niet van afwijken. Let op: in sommige gevallen kunnen ook kleine ondernemingen gebruikmaken van deze bescherming door de reflexwerking van het consumentenrecht.

Tip 3: Houd de algemene voorwaarden up-to-date

Heeft u de algemene voorwaarden eenmaal opgesteld, dan is het belangrijk deze up-to-date te houden om problemen in de praktijk te voorkomen. Stel, er zijn wijzigingen in de bedrijfsvoering van uw onderneming, zoals het gaan leveren van andere of extra diensten of het aangaan van internationale relaties. Dan wilt u niet later voor onbedoelde verassingen te komen staan, omdat dit nog niet was opgenomen in uw algemene voorwaarden. Ook kunnen er wijzigingen zijn in de wet- en regelgeving, bijvoorbeeld op het consumentenrecht. Dan is het prettig om zeker te stellen dat uw voorwaarden up-to-date zijn en dat deze de gewenste bescherming voor uw onderneming bieden.

Verder is het van belang dat de algemene voorwaarden passend zijn bij uw onderneming en de wijze waarop het traject van offerte tot overeenkomst verloopt. Let dus op met het gebruik van standaard branchevoorwaarden of het gebruik van algemene voorwaarden die u van het internet afplukt.

Kortom, slim contracteren is niet alleen het opstellen van goede en passende algemene voorwaarden, maar ook zorgen dat u er op de juiste manier gebruik van kunt maken. Let dus zelf goed op de kleine lettertjes van uw onderneming!