Loonheffingen (loonbelasting)

triangle dark triangle light

Als werkgever moet je bij het belonen van jouw werknemers en bij het inschakelen van externe arbeidskrachten rekening houden met de diverse regels van de loonbelasting en sociale zekerheid.

Looncontrole

Loonbelasting en sociale zekerheid kennen veel verschillende regels, die in de praktijk niet altijd juist worden toegepast. Mocht je de regels niet correct hebben nageleefd, dan kan dit leiden tot forse naheffingen. Je kunt echter ook besluiten om vooraf inzicht te krijgen in de eventuele risico's en de niet benutte kansen binnen jouw organisatie op het gebied van de loonheffingen. Op deze manier kunnen tijdig maatregelen worden genomen om eventuele correcties bij een looncontrole van de Belastingdienst zo veel mogelijk te beperken. Uiteraard zijn onze specialisten op het gebied van loonheffingen je hierbij graag van dienst.

Vergoedingen werknemers

Je kunt jouw personeel op verschillende manieren belonen. Bij vergoedingen en verstrekkingen aan jouw werknemers dien je jezelf af te vragen wat daarvan de fiscale gevolgen zijn. Dit antwoord is niet altijd eenvoudig. Onze specialisten kunnen jou hierover adviseren. Daarbij streven wij na om dit voor zowel werkgever als werknemer zo fiscaal vriendelijk mogelijk te regelen. Denk dan bijvoorbeeld aan het opzetten van een cafetariaregeling voor jouw personeel of het belastingvrij vergoeden van bepaalde kosten aan jouw werknemers.

Bewaarplicht en inrichting loonadministratie

Je dient je niet alleen bewust te zijn van mogelijke fiscale aspecten bij het belonen van jouw eigen werknemers. Ook wanneer je externe arbeidskrachten inhuurt, bijvoorbeeld via een managementstructuur, als freelancer, als uitzendkracht of wanneer je werk heeft uitbesteed aan een aannemer, dan kan dit uiteenlopende fiscale consequenties hebben. Vaak moeten bepaalde documenten worden bewaard en/of een administratie worden gevoerd om eventuele risico's zo veel mogelijk uit te sluiten. Wij verlenen hierbij graag onze assistentie.

Grensoverschrijdende arbeid

Indien jouw persoon grensoverschrijdend werkt of wordt uitgezonden naar het buitenland, kan dat ingrijpende fiscale en financiële gevolgen hebben. De werknemer kan elders belastingplichtig of sociaal verzekerd worden. Dat heeft ook gevolgen voor de registraties en verplichtingen van de werkgever.

Onze specialisten kunnen dit voor jou nagaan. Bovendien informeren wij je graag over de mogelijkheden van een salary-split en de 30%-regeling. Wij hebben veel praktische ervaring met grensoverschrijdende arbeid, in het bijzonder met betrekking tot de situatie Nederland-België. In dit kader werken wij nauw samen met de specialisten van onze netwerkkantoren in België.

Werkkostenregeling

Op 1 januari 2011 is de systematiek van de fiscale behandeling van vergoedingen en verstrekkingen ingrijpend veranderd door de invoering van de zogenaamde werkkostenregeling. Toepassing van dit nieuwe systeem heeft voor alle werkgevers (grote) gevolgen. Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling verplicht geworden voor iedere werkgever.

Het nieuwe systeem houdt in dat vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan werknemers kunnen worden gegeven voor zover het totaalbedrag van deze vergoedingen en verstrekkingen 1,2 % van de fiscale loonsom van de werkgever niet overschrijden. Het surplus is belast tegen 80% eindheffing in de loonheffing, die volledig voor rekening van de werkgever komt. Een uitzondering hierop vormt een aantal gerichte vrijstellingen die ook in het nieuwe systeem nog blijven bestaan (bijvoorbeeld reiskosten, studiekosten, extraterritoriale kosten). Voorbeelden van vergoedingen en verstrekkingen die wel in het forfait van 1,2% vallen zijn de fiets van de zaak, maaltijden in kantines, personeelsfeestjes, kerstpakketten, etc.

Wat moet je als werkgever nu doen?

  1. Inventariseer
    Inventariseer alle vergoedingen en verstrekkingen. Deze gegevens vind je terug in jouw boekhouding, het personeelshandboek, individuele arbeidscontracten en aanvullende arbeidsvoorwaarden.
  2. Deel de kosten in
    Wat valt onder de vrije ruimte, vallen bepaalde vergoedingen of verstrekkingen onder de gerichte vrijstelling of is wellicht een nihil waardering van toepassing? Natuurlijk zijn wij je hierbij graag van dienst. Wij kunnen jou assisteren bij de indeling van de kosten maar je ook begeleiden bij het maken van keuzes om werkgeverskosten niet onnodig te laten stijgen, of zelfs te verminderen. Je bent immers 80% eindheffing verschuldigd bij een overschrijding van het WKR forfait (1,2% van de totale fiscale loonsom).
  3. Richt jouw administratie in
    Het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers moet uit jouw financiële administratie te halen zijn en dat betekent een aanpassing. Vaak staat in de financiële administratie geen btw bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen. Je moet dan alsnog de btw toevoegen. Het totale bedrag in jouw financiële administratie aan vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen onder de werkkostenregeling moet te koppelen zijn aan het fiscaal loon (kolom 14 van de loonstaat) in jouw loonadministratie.
  4. Overleg met werknemers en indien aanwezig de ondernemingsraad
    Het kan zijn dat je door de werkkostenregeling bestaande arbeidsvoorwaarden moet of wilt aanpassen. In de meeste gevallen is hiervoor toestemming nodig van jouw werknemers.
    Sluit je een nieuw arbeidscontract af, hou dan alvast rekening met de komst van de werkkostenregeling.